De plus en plus déployés, la signature électronique, la G.E.D ou encore le S.A.E leur permet de gagner du temps, d’augmenter la productivité et de sécuriser les données.
Une solution de facturation électronique pour être en conformité avec la loi
D’ici au 1er janvier 2026, les 2 milliards de factures émises chaque année en France devront passer au format électronique. Il s’agit d’une petite révolution puisque la majorité des factures est encore émise au format papier et envoyée par voie postale. Les directions financières doivent basculer vers la facturation électronique pour se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation. Mais le passage à la facturation électronique nécessite une analyse globale des systèmes d’information, et des process comptables (liés par exemple à la passation ou à la prise de commande, à la réception et au contrôle des factures, à la gestion des litiges ou encore à la déclaration de TVA…) et des organisations…
💡 Deux points à retenir :
- La solution de facture électronique doit être en mesure de gérer les différents formats de facture retenus par l’administration : Factur-X, UBL ou CII,
- Elle doit être totalement compatible avec les plateformes habilitées à transmettre d’une part la facture à son destinataire et d’autre part les données à l’administration fiscale (l’e-reporting).
Agilité et flexibilité avec la GED et le SAE
Les Directions financières privilégient le déploiement de solutions digitales permettant de répondre à un besoin d’agilité et de flexibilité. Car la gestion de documents peut rapidement être dépassée ou défaillante face aux évolutions rapides de la réglementation financière. Parfois, la multiplication des versions des documents n’est pas bien prise en compte par exemple.
Les Directions financières se tournent donc vers des solutions permettant de partager plus rapidement les documents comme la gestion électronique des documents (GED) et garantissant l’archivage des documents à valeur probatoire dans le temps grâce aux Systèmes d’Archivage Électronique (S.A.E).
💡 Deux points à retenir :
- La GED permet de fluidifier le partage des informations au sein des différents services et ainsi traiter plus rapidement et plus efficacement le cycle de facturation.
- Couplé à une GED, le S.A.E gère la conservation du document validé, le respect des durées légales de conservation, la traçabilité à long terme et la destruction contrôlée à échéance de sa durée de conservation légale.
La signature électronique, une évidence
La signature électronique est devenue un impératif pour répondre aux enjeux de dématérialisation accrus. L’adoption de la signature électronique au sein du département finance permet l’accélération des transactions financières, la sécurisation des processus et la réduction des coûts.
💡 Deux points à retenir :
- Il existe trois niveaux de signature électronique : niveau simple, niveau avancé et niveau qualifié. Le niveau de signature va dépendre de la criticité du document,
- Intégrée aux outils métier, elle permet d’automatiser les processus de gestion en interne, accélérer le traitement des opérations comptables, assurer une meilleure traçabilité des transactions.
Dans un domaine où les contraintes juridiques et financières sont considérables, les Directions doivent veiller à la fois à répondre aux exigences du monde entrepreneurial et à la sécurité des données. En dématérialisant tous les flux, et donc, l’ensemble des processus, les informations sont synchronisées, grâce à une mutualisation des différents canaux. Cette mutualisation sert à toute l’entreprise, chaque service peut y trouver son intérêt et gagner du temps.
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