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AGS Archivage

Facturation électronique : mode d’emploi

Au 1er janvier 2024, une véritable révolution débarque dans toutes les entreprises avec la mise en place de la facturation électronique. Si la réforme prévoit plusieurs étapes dans son instauration, elle induit bien des questionnements pour les entreprises de toute taille. AGS Records Management, spécialiste en solutions de gestion de l’information, fait partie des acteurs clés de cette réforme et apporte déjà quelques éléments de réponse aux questionnements de chacun.

Posted in: Corporate News
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Published Date: 16 février 2023


Une facture numérisée suffit – FAUX

Selon la réglementation fiscale, une facture électronique est une facture (ou un flux de factures), créée, transmise, reçue et archivée sous format électronique. La simple numérisation d’une facture ne suffit donc pas pour être en conformité avec la loi. En janvier 2024, les entreprises devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous forme électronique entre 2024 et 2026. Les données contenues dans les factures devront être structurées de manière à des fins d’hétérogénéité de traitement entre acteurs économiques et de restitution en langage clair en cas de contrôle de l’administration fiscale.

 

Je peux détruire mes factures originales au format papier – VRAI (sous certaines conditions)

Vous pourrez détruire vos factures originales au format papier, d’après l’article 1379, introduit par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies. Il donne à la copie fiable « la même force probante que l’original ». Une fois numérisée, la facture papier originale n’a plus lieu d’être conservée. Mais attention, il faut tout de même respecter certaines conditions. La facture papier originale doit être reproduite « à l’identique de la forme et du contenu de l’acte », et « son intégrité doit être garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret ». Les modalités de numérisation des factures papier sont définies par l’arrêté du 22 mars 2017, en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

Paper to digitised records

La norme NF Z42-026 née en mai 2017 après deux ans de travaux définit pour sa part les « spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier » et leur contrôle. Elle est un guide pratique de référence en matière de numérisation fidèle, en complément de la norme NF Z42-013 relative au système d’archivage électronique qui est quant à elle garante de la fiabilité du processus.

Cette dématérialisation doit se faire dans le respect de trois conditions cumulatives, aussi appelées pistes d’audit fiable : la reproduction identique à l’original (couleur, image et contenu), la conservation au format PDF / PDF A/3 avec une signature électronique valable, un cachet serveur conforme à la réglementation en la matière, une empreinte numérique ou autre solution équivalente permettant de garantir que les factures sont lisibles, disponibles et ne peuvent être modifiées durant le délai légal de conservation et enfin la reprise de toutes les informations sur le document papier.

Si vous souhaitez opter pour un archivage numérique, vous devez veiller à ce que votre entreprise respecte toutes ces règles, sinon, restez à l’archivage papier. Donc, avant de détruire les factures papier, assurez-vous qu’elles soient bien préservées et sécurisées pendant un délai d’au moins 10 ans.

AGS Records Management est un prestataire certifié pour la numérisation fidèle des documents. Nos équipes vous accompagnent dans la mise en place de vos projets de numérisation.

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Mon entreprise est domiciliée dans les DOM, je ne suis pas concerné par l’obligation de facture électronique. – FAUX, mais…

À compter du 1er janvier 2024, toutes les entreprises devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous forme électronique entre 2024 et 2026. Cette disposition concerne l’ensemble des entreprises françaises, départements de la Martinique, de la Guadeloupe et de la Réunion compris.  En effet, la TVA est applicable dans ces trois départements et les entreprises qui y sont établies sont assujetties à la TVA. Les prestations de services entrent dans le champ d’application de la facturation électronique, alors que les livraisons de biens entrent dans le champ d’application du e-reporting (car elles ont la nature d’exportation).

En revanche, les entreprises établies en Guyane ou à Mayotte ne sont pas concernées par la facturation électronique. Vous pouvez alors, comme les opérateurs non établis en France, être soumis à l’obligation de transmission des données dès lors que vous réalisez des opérations réputées situées en France soumises à TVA au sens de l’article 290-II du code général des impôts.

 

La réforme s’applique aussi aux acteurs qui échangent avec l’étranger – VRAI

Un fournisseur français qui possède des clients en Union européenne ou hors Union européenne est concerné par la réforme de la facture électronique en France, car il est assujetti à la TVA. Il devra générer un e-reporting à des fins de transmission à l’administration fiscale.

 

Je vais pouvoir continuer à envoyer mes factures à mes clients au format PDF – FAUX

invoices in PDF format

La facture de type image PDF (facture numérisée ou PDF générée à partir d’un outil bureautique) envoyée par mail ne sera pas considérée comme une facture électronique dans le cadre du nouveau dispositif. Une facture électronique contient nécessairement un nombre minimum de données sous format structuré qu’un PDF ne permet pas de transmettre correctement.

L’utilisation des factures PDF sera tolérée à titre transitoire jusqu’au 31 décembre 2027, ces factures étant converties par votre plateforme de dématérialisation sous forme électronique et transmises à vos clients. Attention néanmoins, les données attendues par l’administration fiscale devront pouvoir être extraites.

Pour qu’une facture électronique soit conforme aux yeux de la loi, l’authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties par le biais d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié), par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services ou sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple. La loi 2000-23 du 13 mars 2000 reconnaît la valeur juridique d’un document écrit sous forme électronique comme une preuve.

 

Je peux choisir librement ma solution de dématérialisation – VRAI

Les données des transactions d’e-reporting devront elles aussi être transmises à l’administration fiscale, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) ou via le portail public de facturation Chorus Pro. Les plateformes privées certifiées devront extraire des factures les données attendues par l’administration fiscale.

 

Mes factures électroniques devront être toutes sous le même format – FAUX

Les opérateurs de plateformes de dématérialisation partenaires et le portail public de facturation doivent transmettre les factures électroniques selon des formats précis.

Ainsi, 3 types de formats ont été retenus :

  • le format Cross Industry Invoice (CII)
  • le format Universal Business Language (UBL)
  • le format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

 

Je peux confier la conservation de mes factures papier et électronique à un tier-archiveur – VRAI

Afin de garantir une gestion efficace de l’archivage dématérialisé des factures, l’entreprise peut faire appel à un tiers archiveur ou bien passer à l’archivage électronique. Pour minimiser le coût relatif à une bonne organisation, l’externalisation peut devenir une alternative intéressante. AGS Records Management met à la disposition des clients des ingénieurs avant-vente qui cadrent tout le projet et permettent de le mener à bien. Le client n’a pas besoin d’être expert technique sur la facturation électronique, car AGS Records Management s’adapte à chaque client.

 

Je peux utiliser ma GED pour conserver mes factures électroniques – FAUX

Les documents électroniques ayant une valeur légale, comme des factures ou des bulletins de paie, nécessitent une attention particulière. Ils doivent être préservés dans des conditions garantissant

  • leur intégrité, c’est-à-dire leur non-altération
  • leur sécurité, que ce soit en termes d’accès, d’hébergement, ou de confidentialité
  • leur pérennité, soit le fait qu’ils doivent rester exploitables dans le temps
  • leur traçabilité, c’est-à-dire que leur cycle de vie doit pouvoir être reconstitué
  • et leur accessibilité, car ils doivent être disponibles et facilement retrouvés tout en gérant leur confidentialité.

Le Système d’archivage électronique (SAE), ou Coffre-fort électronique, est la seule solution technique capable d’assurer tous ces aspects, et donc de maintenir de manière fiable l’authenticité des documents.

 

Je dois m’équiper dès maintenant d’une solution de dématérialisation – VRAI ET FAUX

Il est juridiquement possible d’attendre le 1er janvier 2024 pour s’équiper. Mais comme dans tout projet, il est essentiel de prendre en considération le temps de mise en place du projet, de prise en main de la solution, des changements organisationnels à mettre en place au sein de vos structures et de prévoir les budgets associés. AGS Records Management accompagne tout type d’entreprises dans cette transformation, qui à terme, va simplifier la vie de chaque acteur économique. Mieux vaut commencer à se préparer dès maintenant pour fluidifier et sécuriser les processus de facturation avec notre solution WiDO@FACT.

La facturation électronique va être un vrai casse-tête – FAUX

Simplified electronic invoicing management

L’objectif de cette réforme est de faciliter le travail quotidien des services financiers des entreprises. Elle permettra de rapprocher factures, bons de commande et bons de livraison beaucoup plus facilement grâce à l’automatisation. AGS Records Management évalue à 30% le temps gagné en moyenne sur le traitement des factures clients et le coût du traitement des mêmes factures divisé par trois.

Cette réforme renforce la compétitivité des entreprises en réduisant la charge administrative liée à la gestion des factures et elle sécurise les relations commerciales grâce à un suivi précis de l’avancée du traitement des factures. À la clé : moins de litiges liés aux délais de paiement. Côté administration fiscale, elle permet de mieux lutter contre la fraude à la TVA grâce à des recoupements automatisés entre achats et ventes.

Quant à la mise en place de la solution, là encore, la simplicité s’impose. En étant bien accompagné par des spécialistes comme AGS Records Management, cette obligation légale n’est pas contraignante dans son application. En tant qu’acteur historique de l’archivage et de la transformation digitale, AGS Records Management connaît les archives de chacun de ses clients et est capable de les accompagner au plus près de leurs particularités.

[Découvrez WiDO@FACT]

 

Toutes les opérations sont concernées par la réforme – FAUX

La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. Ne sont donc pas soumises à l’obligation de facturation électronique, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA en application des dispositions des articles 261 à 261 E du code général des impôts, dispensées de facturation. Il s’agit notamment des prestations effectuées dans le domaine de la santé (article 261, 4, 1°), des prestations d’enseignement et de formation (article 261, 4, 4°), des opérations immobilières (article 261, 5), des opérations réalisées par les associations à but non lucratif (article 261,7), des opérations bancaires et financières et des opérations d’assurance et de réassurance (article 261C).

 

Seules les factures entrent dans le champ de la réforme – VRAI

La facturation électronique a un périmètre circonscrit aux opérations qui entrent dans le champ de la TVA, réalisées entre assujettis établis en France et soumises aux règles de facturation françaises, et qui donnent lieu à des factures comportant toutes les mentions obligatoires légales d’une facture, sauf tolérances doctrinales spécifiques. Les documents autres que des factures ne sont pas dans le champ du dispositif.

 

Je peux anticiper l’obligation de facturation électronique – VRAI

Starting the e-invoicing system

Les PME pourront, si elles le souhaitent, anticiper sur l’échéance de 2026 qui leur serait normalement applicable pour la mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique. Le calendrier de l’e-reporting est le même que celui de l’e-invoicing. Mais une anticipation d’entrée dans le dispositif de facturation électronique n’a pas d’effet sur l’obligation de transmission des données en e-reporting. L’entreprise pourra entrer distinctement dans le e-reporting dès lors qu’elle le fait au plus tard à la date d’entrée en vigueur du dispositif qui lui est applicable.

 

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