Archivage Physique

Pour conserver et gérer la mémoire de votre entreprise, et pour répondre à vos obligations légales, faites confiance à un professionnel de l’externalisation des archives physiques.

AGS Archivage vous aide à gérer et organiser vos archives physiques

Archivist busy with physical records archiving.

Des archives bien gérées, c’est du temps gagné, de l’espace économisé et une plus grande réactivité pour vos collaborateurs.

De la prise en charge à la destruction, nos processus vous garantissent une traçabilité complète, une confidentialité absolue et une sécurité reconnue.

Tout au long du cycle de vie de vos archives, nos équipes prennent soin de la mémoire de votre entreprise.

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La gestion des archives physiques de A à Z

Des processus simplifiés, une facilité d'accès et la sécurité de vos archives sont garantis par AGS Archivage
Homme en uniforme et casquette rouge portant une boîte d'archives

Prise en charge / mise en place


Mise en containers spécifiques par nos équipes de professionnels

  • Prise en charge des archives en fonction du plan de classement et des dates de destruction
  • Traçabilité des archives par mise en place de code-barres uniques
  • Vérification contradictoire des volumes enlevés

Transport et rangement

  • Transport sécurisé jusqu’à nos centres de conservation
  • Rangement aléatoire dans nos dépôts

Inventaire des archives

  • Saisie des informations nécessaires pour l’inventaire
  • Intégration dans notre logiciel de gestion, accessible par internet sécurisé

Nous adaptons nos méthodes de prise en charge à la situation de chaque client (lecture de code-barres déjà présents sur les archives, récupération de l’inventaire existant, proposition de vous laisser faire l’inventaire, etc.).

Classement et stockage d'archives sécurisé

Conservation des archives

Modes de stockage

  • Différents modes de stockage possible (en boîtes, ou cartons, en rayonnages léger ou palettiers, en dossiers suspendus, etc.)
  • Utilisation du mode le plus adapté à vos archives
  • Pièces spécifiques pour vos documents ultra-sensibles

Des bâtiments ultra sécurisés

  • Détection incendie, intrusion, télésurveillance, rondes régulières, etc.
  • Bâtiments répondant aux normes réglementaires
  • Vérifications périodiques et règlementaires des installations
  • Température et hygrométrie mesurée

Des archives anonymes

  • Absence de référence client sur les archives
  • Rangement aléatoire dans les bâtiments
  • Utilisation de codes-barres

Possibilité de mise en place d’installations de stockage d’archives dans vos propres locaux.

Transfert de fichier sur le cloud

Gestion des archives

Accès réservé et contrôlé à l’outil de gestion

  • Accès spécifique à chaque collaborateur en fonction de son habilitation

Des délais et modes de livraison adaptés

  • Livraison en quelques heures en fonction de vos impératifs
  • Restitution des archives par voie physique ou par mail

AGS Archivage vous met à disposition un outil pour gérer vos archives en ligne.

Destruction d'archives sécurisée

Destruction de documents

A l’issue de leur durée légale de conservation, nous vous proposons la destruction de vos archives.

Un processus sécurisé

  • Envoi d’une autorisation de destruction pour validation par vos soins
  • Double vérification physique des archives à détruire
  • Destruction confidentielle
  • Remise d’un certificat de destruction

Différents modes de destruction

  • Dans vos locaux, par des camions broyeurs
  • En externe par broyage, compactage ou incinération
  • Recyclage possible des chutes

E-Archiv : Notre technologie utilisée pour rechercher une archive

Un logiciel unique à portée de main en quelques secondes

Computer screen with cd on it

Le logiciel E-Archiv

E-Archiv est un logiciel unique développé par l’équipe d’AGS Archivage.

Cela nous permet de contrôler son développement et d’intégrer plus efficacement les demandes de nos clients. Il permet la recherche et le contrôle des archives physiques, ainsi que la consultation des images numériques.

E-Archiv est un logiciel SaaS Web complet. L’accès est sécurisé par une connexion et un mot de passe ainsi que par un protocole HTTPS. Grâce à sa technologie web, une connexion Internet est suffisante, ainsi qu’un login et un mot de passe, pour se connecter. Le déploiement de cet outil est donc très rapide, à moindre coût et ne nécessite pas de changer d’équipement informatique.

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