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La signature électronique, la clé pour réussir l’onboarding de vos salariés

Dans le secteur des ressources humaines, la signature électronique fait l’effet d’une petite révolution notamment dans le cadre de l’intégration des nouveaux salariés. Les process simplifiés permettent une meilleure intégration et une expérience réussie, pour eux comme pour l’entreprise.

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Published Date: 27 juin 2024


La signature électronique utilisée pour faciliter l'Onboarding des nouvelles recrues.

L’importance cruciale de l’onboarding des nouvelles recrues

Confrontées à une pénurie des talents et aux attentes des candidats à l’embauche, les entreprises doivent désormais chouchouter les nouvelles recrues. Et cela commence dès l’embauche et la phase d’onboarding, process qui permet de faciliter leur arrivée à travers différentes actions inclusives. Cette démarche a pour objectif d’aider le nouveau salarié à prendre ses marques dans l’entreprise, de faciliter sa compréhension de l’organisation et de ses enjeux, et par la même occasion, de booster sa motivation et sa fidélité à l’entreprise. Côté productivité, l’onboarding favorise la performance et l’efficacité du salarié lors de sa prise de poste et améliore son engagement et son investissement.

Ces multiples atouts obligent désormais les entreprises à ne surtout pas rater cette phase d’intégration, qui débute dès le moment de l’embauche. D’autant plus que, selon une étude Ideuzo de 2022, près de 20% des collaborateurs démissionnent au cours de leurs trois premiers mois de présence dans l’entreprise. Et d’après une étude Forbes, la mauvaise expérience d’intégration est bien souvent la grande responsable.

Afin d’éviter une fuite des nouvelles recrues et de payer cher des recrutements inefficaces, les entreprises conviennent que l’automatisation améliorerait l’expérience des nouveaux employés, mais seulement 20% s’engagent réellement dans un processus d’automatisation, d’après le Boston Budget Aptitude Research.

 

La signature électronique pour moderniser et simplifier l’onboarding

Or, l’une des grandes solutions en faveur de simplification de l’onboarding repose sur la signature électronique. Dès l’acceptation de l’offre par le candidat, elle devient une aide précieuse pour l’entreprise, qui peut automatiser l’envoi du contrat à faire signer. Le nouveau collaborateur le reçoit dans son coffre-fort numérique personnel qu’il peut consulter et signer directement le document en ligne. Plus besoin d’envoyer le fameux contrat ou d’organiser un rendez-vous pour cette formalité, tout se fait en ligne. En plus d’être une solution efficace, elle est sécurisée et permet de signer ou faire signer plusieurs documents par une ou plusieurs personnes dans un ordre défini.

En attendant son intégration dans l’entreprise, le nouveau salarié peut recevoir des documents numériques à signer lui permettant de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et d’être en règle avec certaines règles. Parmi eux, la charte de télétravail, le règlement intérieur, la politique RGPD, la mise en place d’une mutuelle, ou les rapports d’entretiens annuels…

 

Des gains d’efficacité et financiers

Pour l’entreprise, la signature électronique est synonyme d’efficacité et de gain de productivité. Plus de perte de temps dans des envois chronophages ou dans des allers-retours de documents, avec le risque de pertes. Grâce à un tableau de bord, les services RH peuvent suivre le statut des demandes de signatures, faire des envois groupés si nécessaire, opter pour la signature simultanée de plusieurs documents.

Cette solution permet également de réduire significativement les coûts d’impression, d’envois postaux, de consommation de papier. Avec à la clé en plus une meilleure politique environnementale. Elle constitue aussi une solution de premier choix par rapport aux besoins de mobilité induits depuis les confinements de 2020 et la généralisation du télétravail.

 

Valeur juridique et archivage sécurisé

La signature électronique permet de garantir la sécurité et est pourvue d'une valeur juridiqueEnfin, autre argument de taille : la signature électronique possède une vraie valeur juridique, la même que la signature physique, d’après l’article 1367 du Code civil, issu de l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016. Il faut alors deux conditions : pouvoir identifier le signataire et pouvoir prouver l’intégrité du processus. En cas de litige, la signature électronique a valeur probante.

La signature électronique constitue un atout pour toute l’entreprise : une facilitié pour le collaborateur qui n’a plus besoin de se déplacer à chaque document à signer, rapide pour le manager qui suit les signatures depuis un logiciel spécifique et plus fiable pour les équipes RH qui ont ainsi une vision globale du process de chaque salarié et qui peuvent s’appuyer sur un archivage numérique sécurisé.

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