En 1947, de l’autre côté de l’Atlantique, la commission Hoover met en place la théorie des trois âges pour réfléchir au sort des masses de documents produits par les services administratifs lors de la Seconde guerre mondiale. Le principe est basé sur l’idée qu’un document a une vie similaire à celle d’un organisme biologique : il naît (phase de production), vit (phase de conservation et d’utilisation) et meurt (sort final).
Cette théorie, rapidement adoptée et adaptée dans plusieurs pays développés dont la France, s’impose comme une règle fondamentale dans l’archivage. De cette théorie vient également une autre notion fondatrice : la durée d’utilité administrative (DUA). Elle précise la durée durant laquelle le document doit rester conservé par un service, par exemple : cinq ans pour les bulletins de salaire, les contrats (à compter de leur échéance), les candidatures non retenues lors d’un marché public, etc. ; dix ans pour les documents financiers (factures, bons de commande, mandats), etc.
De la DUA au sort final
Le sort final est étroitement lié à la DUA et correspond pour sa part au devenir du document à échéance de sa DUA et est indiqué par une lettre. Le sort final des documents se décline en trois possibilités : la conservation définitive (documents d’urbanisme, Etat-civil, minutes de jugement civil et pénal, statistiques, etc.) ; la destruction (certains documents comptables, dossiers administratifs sans valeur historique, marchés de fournitures, etc.) ; le tri pour les ensembles de documents dont seule une partie présente un intérêt historique ou patrimonial (le reste étant détruit).
Dans les premiers textes relatifs à cette notion, des lettres étaient employées pour chaque action à mener sur le document : V pour Versement, D pour Destruction, T pour Tri (destruction d’une partie des dossiers et versement de l’autre partie pour conservation définitive). Avec le temps, d’autres lettres sont utilisées au cours du temps comme E pour Élimination, C pour Conservation définitive (avec rédaction d’un bordereau de versement).
La plupart du temps, la signification de chaque lettre employée figure dans l’introduction du document, intitulé le plus souvent tableau de gestion.
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