Les enjeux économiques des entreprises et la complexité des circuits d’information obligent les entreprises à adopter une gestion documentaire rigoureuse, afin d’assurer à la fois la traçabilité de leurs documents et leur sécurisation. La loi impose en effet aux entreprises de conserver plusieurs types de documents pendant plusieurs décennies.
Si jusqu’en 2000, la question de l’archivage ne pose pas question, toutes les entreprises se tournant vers la conservation physique des documents, la numérisation vient alors corser le débat. Car en mars 2000, l’écriture électronique est reconnue légalement comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier. Les documents numériques ayant désormais la même valeur que les versions papier, l’archivage numérique vient concurrencer l’archivage physique.
« Ne pas opposer physique et numérique »
Élaborer une stratégie et une politique documentaires devient un véritable challenge pour de nombreuses entreprises. Comment choisir entre un archivage physique des documents et un archivage plutôt numérique ? Cette question représente un enjeu important et opter pour la bonne solution est essentiel pour l’entreprise. L’accompagnement de sociétés spécialisées dans l’archivage comme AGS permet de définir une stratégie cohérente et sur mesure en fonction des enjeux de chaque structure.
Et la réponse à cette question varie en fonction des entreprises. « Il est important de ne pas opposer le physique au numérique, assure Samuel Mergui, Directeur Général du pôle Archivage AGS. Les deux solutions sont efficaces, tout dépend des besoins du client. Et dans cette optique, mieux vaut opter pour du cas par cas ».
Quatre critères à prendre en compte
Dans sa réflexion préalable à la mise en place d’une politique d’archivage, l’entreprise cliente doit s’attarder sur quatre critères fondamentaux. Le premier repose sur la nature du document : s’agit-il d’un dossier médical, d’une facture fournisseur ou d’une fiche de paye du salarié ? Selon la typologie du document, l’entreprise sera amenée à sortir souvent le document ou non pour le consulter.
Le deuxième critère réside dans l’information qu’il sera nécessaire de ressortir. Par exemple, dans un dossier de crédit, la quasi-totalité des documents n’a pas à être consultée fréquemment. À quoi bon alors numériser l’intégralité des documents ?
Dans la même optique, l’entreprise doit s’interroger sur le chemin que suivra le document sorti des archives. Va-t-il passer entre plusieurs mains ? Aura-t-il besoin d’être consulté par plusieurs personnes en simultané, comme cela peut être le cas chez les commerciaux ? Opter dans ce cas pour une version numérique paraît plus adéquat.
Enfin, le client a tout intérêt à savoir pour quoi il souhaite informatiser une partie ou la totalité de ses archives. « Une entreprise qui souhaite gérer une relation client de manière réactive et efficace, comme les opérateurs téléphoniques ou les entreprises d’assurance, a tout intérêt à opter pour la version numérique afin d’améliorer sa gestion de l’information », souligne Samuel Mergui.
Se recentrer sur le cœur de métier
Car l’archivage numérique doit permettre avant tout de gagner en rapidité, en traçabilité et en visibilité dans le traitement de certains types de documents. L’entreprise ne perd pas de temps dans le classement, l’archivage et la recherche des archives et peut alors se recentrer sur le cœur de son activité.
Ce gain de temps est notable notamment pour certains types de documents qui se prêtent plus volontiers à la numérisation comme les dossiers crédit, les dossiers mutuelles ou prévoyance ou encore les documents avec un flux important de transmission (notes frais…). Plutôt que de sortir l’archive physique dès que l’entreprise en a le besoin, la numérisation est là.
L’administration française l’a bien compris et a développé un système numérique appelé « Chorus » pour obliger tous ses fournisseurs à ne plus envoyer de facture papier à compter du 1er janvier 2020. Une opportunité de traçabilité, de visibilité et d’accélération du traitement des factures mais aussi un gage de sécurité.
Une solution hybride pour conserver la mémoire
Si le numérique s’inscrit dans l’univers de l’immédiateté, le papier, lui, conserve la mémoire d’une entreprise ou d’un écrit depuis des centaines d’années. Certaines entreprises se doivent d’être réactives et d’avoir sous la main le plus vite possible toutes les données nécessaires aux clients, comme les opérateurs téléphoniques ou des institutions comme EDF. Mais d’autres documents, comme les fiches de paye des collaborateurs sur plusieurs dizaines d’années, les contrats de travail ou encore les éléments stratégiques de l’entreprise période par période, constituent un terreau essentiel à la vie de l’entreprise et à son histoire. « Tout entrepreneur se doit d’agir comme un bon père de famille et de respecter le principe de précaution », rappelle Samuel Mergui.
De ce fait, au moins 70% d’entre eux optent donc pour une numérisation de certaines archives, mais conservent dans le même temps une version papier de leurs documents. Une stratégie globale qui apporte une véritable valeur ajoutée à l’entreprise, portée par une politique d’archivage efficace. Les risques de perte ou de détérioration sont réduits et les archives sont conservées en toute sécurité pendant toute la durée de leur archivage.
« Cette solution hybride constitue une solution optimale dans bien des cas », souligne Samuel Mergui. Car la richesse de demain est de transmettre notre mémoire et elle ne se trouve pas sur des cloud. C’est une vraie question d’équilibre ».
Si vous avez des questions, nous sommes là pour y répondre et vous accompagner : nos archivistes sont à votre disposition.